ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน
1. เตรียมข้อมูล สร้างฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Excel เพื่อใช้เชื่อมโยงกับจดหมายและพิมพ์ข้อมูลหรือรายชื่อที่ต้องการจะใช้ในเอกสารการทำเกียรติบัตร
จากนั้นทำการบันทึกไฟล์ไว้ที่ Desktop กำหนดชื่อไฟล์ เสร็จแล้วกดบันทึก
2. สร้างเอกสารหลัก เปิดโปรแกรม word ขึ้นมาก่อน จากนั้นจัดวางแบบฟอร์มของใบประกาศและเปลี่ยนฟอนต์ใส่สีตามต้องการ
แล้วทำการบันทึกเป็นชื่อไฟล์ตามที่ต้องการ
3. การสร้าง เลือกเอกสารหลัก ---> เปิดไฟล์เอกสารหลักขึ้นมา ---> คลิกที่แท็บ การส่งจดหมาย ---> คลิกที่ เริ่มจดหมายเวียน
จากนั้นเลือก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน
4. เลือกชนิด ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน เลือกชนิดของเอกสาร เลือกชนิดจดหมาย ---> จากนั้นคลิกที่ ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร
2 เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น เลือกใช้เอกสารปัจจุบัน ---> จากนั้นคลิกถัดไป:เลือกผู้รับ
3 เลือกผู้รับ เลือก ใช้รายการที่มีอยู่
คลิก เรียกดู ---> Desktop ---> เลือกไฟล์ข้อมูลที่เตรียมไว้ ---> Sheet 1
---> รายชื่อผู้รับ ---> ตกลง ---> จากนั้นคลิก ถัดไป: โปรดเขียนจดหมายของ คุณ
4 โปรดเขียนจดหมายของคุณ
คลิก ช่องที่อยู่ ---> เลือก นายสมชาย ใจดี คำต่อท้าย ---> ตกลง
คลิก รายการเพิ่มเติม ---> เลือก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล ---> แทรก ---> ปิด
---> จากนั้น คลิก ถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณ
5 แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณ
คลิก ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์
6 ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์
คลิก แก้ไขแต่ละจดหมาย ---> ทั้งหมด จากนั้นทำการปรับรูปแบบตัวหนังสือและขนาด เพื่อความเหมาะสม
5. การพิมพ์
เลือกการพิมพ์ ---> ตกลง
-> ทั้งหมด คือ พิมพ์ทุกแผ่น
-> ระเบียนปัจจุบัน คือ พิมพ์เฉพาะหน้านั้น ๆ
-> จาก - ถึง คือ การพิมพ์ข้อมูลเป็นช่วง
